Nếu bạn thuộc bộ phận marketing, purchasing, hành chánh nhân sự và đang đi tìm nhà cung cấp quà tết cho doanh nghiệp, thì bài viết này dành cho bạn.
Nội dung chính
Nếu bạn lần đầu làm việc này, bạn sẽ tìm được những hướng dẫn rất cơ bản để đặt quà tết. Nếu bạn đã nhiều năm kinh nghiệm, các ý tưởng và thông tin trong bài viết cũng là những gợi ý tốt cho bạn nâng cao kỹ năng nghề nghiệp.
Bởi vậy, hãy kiên nhẫn đọc kỹ từng phần và ghi chú lại những điều cần ghi nhớ nhé.
Phân biệt khác nhau giữa mua quà tết cho doanh nghiệp và quà tết cá nhân
Một số mẫu hộp quà tết cho doanh nghiệp của Trà Việt
Khi bạn được công ty giao cho tìm nhà cung cấp quà tết, điều đầu tiên bạn cần biết là phải phân biệt đươc sự khác nhau giữa quà tết cho khách hàng, quà Tết tặng đối tác và quà tết cá nhân. Mua quà tết cho công ty hoàn toàn không giống như bạn đi mua quà tết cho cá nhân mình. Để phân biệt sự khác nhau đó, mời các bạn tham khảo theo bảng thống kê bên dưới:
| Tiêu chí | Quà tết doanh nghiệp | Quà tết cá nhân |
| Mục đích | Chăm sóc khách hàng và làm thương hiệu | Chăm sóc mối quan hệ cá nhân |
| Số lượng | Từ khoảng 50-5.000 hộp | Dưới 50 hộp |
| Loại quà | Hộp quà có thiết kế và in logo | Hộp quà hoặc giỏ quà |
| Chính sách giá | Có chiết khấu | Bán lẻ |
| Đặt hàng | Tháng 6 đến tháng 11 dương lịch | Trước tết 2-4 tuần |
| Quy trình | Nhiều bước | Đơn giản |
| Sản xuất | Từ 30 – 90 ngày | Hàng có sẵn |
| Quyết định | Nhiều phòng ban | Một người |
| In logo | Có | Không |
| Thiết kế | Có | Không |
| Hộp mẫu | Có (hoặc không) | Không |
| Hợp đồng | Có | Không |
| Giao hàng | Toàn quốc hoặc tại công ty | Tại cửa hàng hoặc tận nhà |
| Thanh toán | Đặt cọc khoảng 30% và còn lại sau 7 ngày | 100% ngay khi mua hàng |
Hộp quà tết cho doanh nghiệp được Trà Việt thiết kế riêng theo ý khách hàng
Trong hàng chục các tiêu chí kể trên, các bạn cần ghi nhớ 4 tiêu chí quan trọng sau đây:
Hộp quà tết cho doanh nghiệp thường in logo
Không đơn giản như quà tết cho cá nhân, quà tết cho công ty phải cùng lúc đạt được hai mục đích. Mục đích thứ nhất là chăm sóc mối quan hệ, như quà tết cá nhân. Mục đích thứ hai là làm thương hiệu cho doanh nghiệp.
Chính vì thế, việc thiết kế hộp quà tết cho doanh nghiệp theo bộ nhận diện thương hiệu là một trong những việc quan trọng nhất. Nếu không có điều kiện thiết kế hộp quà, thì bạn cũng nên in logo thương hiệu công ty bạn lên hộp quà.
Số lượng lớn
Nếu cá nhân mua quà tết chỉ một vài hộp, thì doanh nghiệp đặt từ vài chục, vài trăm, đến vài nghìn.
Số lượng lớn vừa mang lại cho bạn lợi thế khi bạn đặt hàng và cũng cả rủi ro nữa.
Lợi thế là bạn có thể có chính sách giá tốt, được thiết kế miễn phí, có thể đặt loại hộp quà riêng cho doanh nghiệp.
Rủi ro là thời gian sản xuất kéo dài và bạn có thể bị trễ dịp tặng tết, hoặc vì bạn ép tăng tốc độ dễ gây ra lỗi sản phẩm.
Nhiều bước đặt hàng
Quà tết cho cá nhân thường có sẵn tại cửa hàng, bạn có thể đặt và nhận ngay rất đơn giản.
Ngược lại, quà tặng tết doanh nghiệp có quy trình đặt hàng phức tạp hơn nhiều. Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng thường kéo dài từ 2 tháng đến 6 tháng.
Một quy trình mua quà tết cho doanh cho nghiệp cũng bao gồm 8 bước: xác định nhu cầu, thiết kế, báo giá, hộp mẫu, hợp đồng, đặt cọc, chứng từ…. Ngoài ra, quy trình này cũng đòi hỏi nhiều người ở nhiều bộ phận cùng tham gia (tham khảo 8 bước đặt hàng bên dưới).
Số người tham gia
Quy trình đặt quà tết từ bắt đầu đến kết thúc có khi gần chục người cùng tham gia. Bên mua thì ngoài bạn còn có những người khác lo các khâu duyệt thiết kế, duyệt giá, làm hợp đồng, chứng từ, nhận hàng và thanh toán. Bên nhà cung cấp ngoài nhân viên bán hàng còn có nhân viên thiết kế, làm hộp mẫu, sản xuất và kế toán. Chính vì thế, bạn cần có kỹ năng làm việc nhóm và khả năng điều phối công việc để công việc diễn tiến thuận lợi và thành công.
Checklist giúp bạn chọn quà Tết và nhà cung cấp quà Tết cho doanh nghiệp
Hộp quà tết doanh nghiệp in logo Imexpharm của Trà Việt
Checklist chọn quà tết cho doanh nghiệp
- Sản phẩm phải là loại được sử dụng phổ biến trong dịp tết
- Hộp quà tết phải đẹp và trang trọng
- Hộp quà tết phải đi kèm túi đựng quà
- Món quà phải phù hợp với người nhận
- Quà tết phải dễ vận chuyển với số lượng lớn
- Hộp quà có thuận lợi cho nhân viên mang đi tặng
- Hạn sử dụng sản phẩm phải đảm bảo dùng xuyên tết
Checklist chọn nhà cung cấp quà tết cho doanh nghiệp
- Có pháp lý rõ ràng
- Có uy tín trên thị trường
- Có thể xuất hoá đơn VAT
- Có kinh nghiệm cung cấp quà tết doanh nghiệp ít nhất 2 năm
- Đã từng phục vụ các doanh nghiệp tương đương hoặc lớn hơn doanh nghiệp của bạn
- Có đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp và xuất sắc để thể hiện thương hiệu quả bạn trên hộp quà trang trọng nhất
- Có khả năng làm hộp mẫu cho bạn duyệt trước
- Có chính sách riêng cho doanh nghiệp đặt mua quà tết
- Có dây chuyền sản xuất chuyên dụng cho đơn đặt hàng số lượng từ 100 đến 10.000 hộp
- Có khả năng sản xuất nhanh để giao hàng đúng tiến độ mà vẫn đảm bảo chất lượng
- Có quy trình giao hàng đảm bảo chất lượng và tiến độ
- Có kinh nghiệm xử lý các tình huống phát sinh thêm từ phía bạn
Quy trình 8 bước mua quà tết cho doanh nghiệp
Hộp quà tết doanh nghiệp in logo Canon của Trà Việt
Quy trình đặt quà tết cho doanh nghiệp thông thường bao gồm 8 bước sau đây:
BƯỚC 1: Xác định nhu cầu
Đây là bước bạn cung cấp nhu cầu về quà tết doanh nghiệp của công ty bạn cho nhà cung cấp. Nếu được, bạn nên ghi xuống những những nhu cầu đó.
| Dự kiến | Chi tiết |
| Ngân sách |
|
| Ý tưởng |
|
| Kế hoạch |
|
Nếu công ty bạn đã lên ngân sách cho quà tết ngay từ đầu năm thì thật tuyệt vời.
Nếu chưa, bạn hãy trao đổi trước với sếp và các phòng ban liên quan để biết rõ nhu cầu của mình trước khi bắt đầu liên hệ các nhà cung cấp quà tết doanh nghiệp.
Sau khi đã biết rõ nhu cầu của công ty mình, bạn bắt đầu tìm các nhà cung cấp phù hợp (tham khảo bảng checklist ở mục 2).
Lưu ý bạn luôn có ít nhất 2 nhà cung cấp để có phương án dự phòng. Bạn có thể làm việc với nhà cung cấp bằng các phương tiện sau:
| Phương tiện | Nội dung trao đổi |
| Điện thoại | Lần đầu bạn liên hệ hoặc khi có việc gấp cần trao đổi trực tiếp… |
| Zalo | Trao đổi tiến độ công việc: chỉnh thiết kế, chỉnh hộp mẫu, tiến độ giao hàng… |
| Xác nhận nhu cầu, thiết kế, báo giá, hợp đồng, hoá đơn chứng từ… | |
| Gặp mặt | Trao đổi nhu cầu, tìm hiểu đối tác, các vấn đề khác cần phải thảo luận… |
| Họp online | Trao đổi nhu cầu, tìm hiểu đối tác, các vấn đề khác cần phải thảo luận… |
BƯỚC 2: Thiết kế mẫu
Để có một bản thiết kế đẹp và nhanh chóng, bạn nên gửi file logo vector theo định dạng pdf hoặc ai. Nếu bạn cung cấp Brand Guide là tốt nhất để nhà cung cấp thiết kế chuẩn theo bộ nhận diện thương hiệu.
Thông thường, bạn sẽ nhận được thiết kế trong 1 hoặc 2 ngày nếu bạn làm việc với các nhà cung cấp chuyên nghiệp. Bạn có thể yêu cầu chỉnh sửa cho đến khi ưng ý và xác nhận thiết kế để nhà cung cấp có thể tiến hành làm hộp mẫu.
BƯỚC 3: Báo giá và hợp đồng
Trong khi bạn chờ sản xuất hộp mẫu, nhà cung cấp sẽ gửi báo giá và hợp đồng mẫu để bạn xem xét chỉnh sửa. Hãy đọc kỹ hợp đồng mẫu và trao đổi để làm rõ tất cả các điều khoản bạn thắc mắc. Đến khi cả 2 bên đã đồng thuận với hợp đồng file mềm, thì mới tiến hành in ra ký tên đóng dấu. Thông thường, nhà cung cấp sẽ ký trước, bên mua ký sau.
BƯỚC 4: Sản xuất hộp mẫu
Hộp mẫu thường được sản xuất trong vòng từ 3-7 ngày. Bạn có thể điều chỉnh hộp mẫu cho đến khi ưng ý. Thông thường hộp mẫu được miễn phí khi bạn ký hợp đồng chính thức. Trong trường hợp không đi đến hợp đồng, bạn có thể phải trả một khoản phí cho sản xuất hộp mẫu. Khoản này nhiều hay ít tuỳ thuộc vào thương lượng đôi bên.
BƯỚC 5: Đặt cọc
Các hợp đồng cung cấp quà tết cho doanh nghiệp thông thường luôn có một khoản đặt cọc khoảng 30%. Do nhà cung cấp phải sản xuất hộp riêng cho bên công ty bạn, nên khoản đặt cọc là để đảm bảo bạn lấy hết số hộp đã đặt. Lưu ý thời gian giao hàng được tính từ ngày đặt cọc, tức là ngày bắt đầu thực hiện hợp đồng.
BƯỚC 6: Sản xuất
Khi nhà cung cấp nhận được tiền đặt cọc, họ sẽ bắt đầu tiến hành sản xuất.
Thời gian sản xuất cho các đơn hàng hợp đồng quà tết cho doanh nghiệp thường vào khoảng từ 30 đến 90 ngày. Nếu chỉ in logo trên hộp mà không thay màu giấy hộp quà thì có thể trong từ 1 đến 2 tuần.
Nhà cung cấp sẽ thường xuyên cập nhật tiến độ sản xuất để bạn an tâm. Hoặc sẽ cập nhật cho bạn ngay khi có vấn đề phát sinh. Trong thời gian chờ sản xuất bạn hãy chuẩn bị danh sách địa điểm giao hàng nếu bạn muốn giao tại nhiều địa điểm.
BƯỚC 7: Giao hàng
Nếu địa điểm giao hàng của bạn ở cùng thành phố với nhà cung cấp thì thật đơn giản và nhanh chóng. Việc giao hàng có thể diễn ra trong ngày. Nhưng nếu nhà cung cấp ở TP. HCM mà bạn muốn giao ra Hà Nội hoặc 63 tỉnh thành, thì đòi hỏi bạn cần chuẩn bị kỹ hơn. Trong trường hợp đó, thời gian giao hàng có thể từ 5 đến 7 ngày.
Bạn nên sắp xếp người nhận và kiểm tra chất lượng sản phẩm ngay khi nhận hàng. Nếu có vấn đề gì về chất lượng hoặc khâu vận chuyển bạn mới kịp xử lý. Chúng ta sẽ không thể tặng quà tết khi qua tết.
BƯỚC 8: Thanh toán phần còn lại
Bạn hãy kiểm tra lại đầy đủ chứng từ hoá đơn cần thiết trước khi tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp.
Những giấy tờ cần thiết cho quà tết doanh nghiệp ít nhất gồm có: hợp đồng, phiếu giao nhận hàng hoá, hoá đơn VAT, thanh lý hợp đồng…
Bạn cũng lưu ý thanh toán đúng hạn vì có thể sẽ phát sinh khoản phạt trả trễ nếu trong hợp đồng có điều khoản đó.
4 lưu ý cần nhớ khi đặt Quà Tết cho doanh nghiệp 2024
Mẫu hộp quà tết in logo Bosch của Trà Việt
Ưu tiên chọn Quà Tết sức khoẻ
Từ sau ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, mọi người có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến sức khoẻ. Điều đó cũng ảnh hưởng đến xu hướng chọn quà tết cho doanh nghiệp. Những món quà tặng tốt cho sức khoẻ thường được ưu tiên xếp vào nhóm những lựa chọn hàng đầu của doanh nghiệp.
Các món quà tặng tốt cho sức khoẻ thường được lựa chọn nhiều gồm có: trà, hạt, các loại thực phẩm chức năng…
Tối ưu chi phí tặng quà tết cho khách hàng
Hằng năm các công ty tặng quà cho khách hàng vào 2 dịp lớn: trung thu và tết nguyên đán.
Nhưng sau đại dịch, một số công ty tiết kiệm bằng cách tặng 1 dịp mà thôi. Đa phần chọn dịp tết vì tết quan trọng hơn. Tết kết thúc năm và là kỳ nghỉ dài nhất, là dịp để khách hàng sử dụng quà tặng của mình.
Đặt hàng online
Do phải làm việc ở nhà nhiều, hầu hết nhân viên các công ty đã quen dần với việc sử dụng zoom hay google meeting để họp và trao đổi công việc.
Nếu bạn được giao nhiệm vụ đặt quà tết cho doanh nghiệp bạn, hãy chuẩn bị cho mình các phương tiện liên hệ online như: zalo, zoom, google meeting, email… để thuận lợi cho công việc của bạn nhé.
Ship Quà Tết
Cách tốt nhất để tặng quà tết cho khách hàng là nhân viên đích thân mang quà đến tặng khách. Việc tặng quà chính là một cơ hội tốt để xây dựng mối qua hệ tốt đẹp.
Tuy nhiên vì một số lí do như khách hàng ở quá xa hoặc không biết đến thời điểm tặng quà tết, chúng ta có thể gặp khách hàng hay không. Chuẩn bị phương án tặng quà bằng shipper là một tình huống nên tính tới.
3 điều nên tránh khi đặt quà Tết cho doanh nghiệp
Việc tặng quà tết cho khách hàng, đối tác là một việc rất quan trọng và mang lại nhiều lợi ích cho công ty bạn. Để phát huy hết tác dụng của việc tặng quà tết, bạn nhớ lưu ý để không phạm phải những sai lầm này nhé.
Mẫu hộp quà tết cho doanh nghiệp in logo của Samsung
Đặt hàng trễ
Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất của các bạn đặt quà tết cho doanh nghiệp.
Nó thường xảy ra là bởi vì bạn thường “cảm thấy” đặt hàng vào khoảng tháng 6 đến tháng 10 là quá sớm. Thời gian này thường chưa thấy không khí tết. Dẫn đến bạn chần chờ đến tháng 11 hay 12 mới đi tìm nhà cung cấp.
Thậm chí có những bạn để đết phút chót mới đặt hàng, điều này rất rủi ro cho cả bạn và các nhà cung cấp.
| Đặt hàng trễ | Đặt hàng sớm | |
| Chọn nhà cung cấp | Chọn vội vàng dễ xảy ra sai sót | Có cơ hội để chọn nhà cung cấp uy tín và cả nhà cung cấp dự phòng nữa |
| Giá | Có thể tăng do cuối năm giá nguyên liệu tăng, phụ phí công nhân tăng ca | Giá tốt hơn do giá nguyên liệu, nhân công ổn định, chủ động được sản xuất. Nhà cung cấp thường ưu ái hơn cho những đơn hàng đầu tiên. |
| Chất lượng sản phẩm | Không đủ thời gian để bạn chỉnh sửa thiết kế hay làm hộp mẫu. Lượng hàng hoá cuối năm cao đột biết nên dễ xảy ra lỗi trong khâu sản xuất và vận chuyển | Có thời gian xem xét các phương án thiết kế, làm hộp mẫu và sản xuất theo nhu cầu, để có hộp quà tết đẹp nhất |
| Xử lý phát sinh | Không có thời gian xử lý phát sinh | Bạn có thời gian xử lý phát sinh như đặt thêm hàng, sản phẩm lỗi trong khâu vận chuyển hay sản xuất (nếu có) |
Chiết khấu càng cao càng tốt cho chi phí tặng quà tết cho khách hàng ?
Bạn nghĩ vậy nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng. Riêng đối với quà tết cho doanh nghiệp thì đa phần là… sai. Có hai lý do:
Lý do thứ nhất là giá bán và chiết khấu đều do nhà cung cấp đưa ra. Nên bạn cần phải tìm hiểu rõ xem họ chiết khấu căn cứ trên giá nào? Nếu họ biết bạn thích chiết khấu cao, họ tăng giá lên rồi chiết khấu nhiều làm sao bạn biết được? Người ta thường nói “người mua mới lầm chứ người bán thì không bao giờ lầm”.
Chính vì thế, để tránh bị “bẫy chiết khấu”, bạn hãy xem trước họ có công bố giá thống nhất không? Có chính sách chiết khấu rõ ràng không? Các hợp đồng trước đây họ có bán đúng chính sách giá đó không?
Lý do thứ hai là quà tết cho doanh nghiệp phải đặt chất lượng và dịch vụ lên hàng đầu. Đó chính là bộ mặt của công ty bạn. Một nhà cung cấp chuyên nghiệp và uy tín không bao giờ dùng chiết khấu cao để làm lợi thế ký hợp đồng. Cách làm đó ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và tái đầu tư của nhà sản xuất.
Một mức chiết khấu đúng chính sách kèm một sản phẩm dịch vụ chất lượng cao mới là điều bạn nên mong đợi.
Can thiệp quá nhiều hoặc… không can thiệp gì cả
Bạn không nên thay đổi toàn bộ hộp tiêu chuẩn mà bạn tham khảo. Đặc biệt là can thiệp vào kết cấu và phong cách thiết kế chính của hộp mẫu.
Can thiệp về kết cấu là bạn muốn thay đổi từ hộp cứng thành hộp xếp, hoặc hộp quà có 4 hộp con thành 3 hộp con.
Can thiệp thiết kế là hộp đang theo phong cách tối giản, làm nổi bật thương hiệu thì bạn đổi thành nhiều hoa văn màu sắc.
Ngược lại, nếu bạn chẳng can thiệp gì hết như không in logo công ty lên hộp cũng là một lãng phí. Để bạn dễ quyết định việc nào nên và không nên, hãy tham khảo bảng dưới đây:
| Không nên | Nên |
| Thay hộp cứng thành hộp mềm (hộp xếp) | Giữ nguyên hộp cứng mới giữ được hộp quà sang trọng |
| Đổi giấy mỹ thuật ép kim thành giấy thường | Đổi màu giấy mỹ thuật thay vì chất liệu giấy (trên 1000 hộp) |
| Thay đổi số lượng, kích thước các hộp con bên trong | Thay đổi màu giấy mỹ thuật của hộp con bên trong (trên 1000 hộp) |
| Thay đổi kích thước hộp quà bên ngoài | Giữ nguyên kích thước hộp |
| Thay đổi phong cách thiết kế bằng cách in offset nhiều màu | Giữ phong cách đơn giản, in ép kim cho hộp luôn sang trọng |
| Không can thiệp gì cả (nếu bạn đặt số lượng từ 100 hộp trở lên) | In logo lên hộp tiêu chuẩn (thường được miễn phí) |
Câu hỏi thường gặp
Tôi có nên thay đổi quà tết cho doanh nghiệp mỗi năm?
Trong đa phần các trường hợp thì nên. Trừ khách hàng của bạn quá yêu thích và yêu cầu bạn tặng quà giống năm ngoái.
Tôi nên tìm nhà cung cấp quà tết cho doanh nghiệp ở đâu?
Trong điều kiện thế giới phẳng như hiện tại, cách thuận lợi nhất để tìm nhà cung cấp là tìm kiếm google.
Sự khác biệt giữa Trà Việt và các công ty cung cấp trà khác là gì?
Các công ty khác phần lớn chuyên trà tiêu dùng hằng ngày, còn Trà Việt chuyên cung cấp trà cao cấp làm quà tặng.
Tôi nên đặt quà tết cho doanh nghiệp vào lúc nào?
Nếu bạn đặt với số lượng từ vài trăm đến vài nghìn hộp quà và có thiết kế riêng, bạn nên đặt từ tháng 6 đến tháng 10 dương lịch. Nếu bạn đặt số lượng ít hơn và chỉ cần in logo, có thể đặt vào tháng 11 hoặc 12.
Hộp quà tết cho doanh nghiệp in logo LG của Trà Việt
Để đặt quà tết, tôi nên bắt đầu từ đâu?
Sau khi tìm nhà cung cấp từ google, bạn nên tham khảo thêm thông tin từ kênh website, facebook, youtube…của nhà cung cấp. Sau đó gọi trực tiếp vào số hotline để trao đổi trực tiếp.
Logo nên đặt chỗ nào trên hộp quà? Có cần in nhiều logo lên hộp quà không?
In logo trên hộp quà tết cho doanh nghiệp là một trong những việc bạn rất nên làm.
Nên đặt 1 logo với kích thước phù hợp tại vị trí trang trọng nhất (thường là trung tâm của mặt trước hộp quà). Không cần cần thiết in nhiều logo.
Tôi có thể hạch toán chi phí quà tết cho doanh nghiệp không?
Được! Bạn có thể hạch toán đầy đủ chi phí với điều kiện nhà cung cấp phải cung cấp đầy đủ chứng từ hợp lệ.
Gọi và chat qua Zalo,
7:00 sáng – 22:00 tối
Hotline: 0903-037-017